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Apuntes-Tesis » Relaciones Públicas
 
 
PLAN DE relaciones públicas DE UNA EMPRESA ASEGURADORA
   

1.- INTRODUCCIÓN

2.- MARCO REFERENCIAL

Origen, Fecha y Evolución de La Empresa.

Seguros XCX., es una organización venezolana que constituye una de las más prestigiosas empresas aseguradoras del país y cuya misión es, ofrecer protección y un excelente servicio a todos sus relacionados, de manera que pueda satisfacer las necesidades del actual mercado asegurador. Ésta, es parte de su cultura corporativa, ser una empresa dinámica y proactiva que se distingue del contexto por su excelencia y calidad en el servicio.

Su denominación comercial y domiciliar fue cambiada en el año 1988. Seguros XCX. era anteriormente “La Compañia de Seguros, con un capital de bolívares 10.000.000 y cuyo domicilio era la ciudad de Caracas. Sus principales accionistas tuvieron la idea de cambiar su razón social durante el mes de agosto de 1988.

Propósito y Finalidad.

Seguros XCX. es una empresa dispuesta a prestar servicios integrales de alta calidad y a satisfacer los más mínimos requerimientos de sus Asegurados, Productores de Seguros y relacionados, buscando para ello opciones convenientes y si fuere necesario, hasta diferentes a las ofrecidas por el tradicional mercado asegurador, sin perder por ello los principios de honestidad, ética y seriedad indispensables en el desarrollo de cualquier actividad.

Misión, Visión y Objetivos Generales de la Empresa

La visión de la compañía es una representación del futuro de la empresa; plantea retos y muestra la esencia de lo que debe llegar a ser la compañía.

Seguros XCX, aspira convertirse en la mejor compañía de seguros a nivel nacional, teniendo presente el cumplimiento de las expectativas de sus empleados, intermediarios y asegurados, y el adecuado retorno de la inversión de sus accionistas.

Seguros XCX., una empresa nacional, tiene como misión ofrecer protección y seguridad en todos los ramos de seguros a personas naturales y jurídicas, mediante un equipo humano altamente capacitado, quien con honestidad, eficiencia y entusiasmo, atiende las necesidades de sus relacionados. Gracias a su trayectoria y solidez financiera ha logrado confianza y credibilidad en el mercado asegurador.

Seguros XCX. a través de su principal función de emisión de pólizas de seguros y de indemnización de siniestros, genera estabilidad económica a sus clientes, debido a que contribuye a la construcción de esfuerzos y capitaliza la capacidad productiva de las empresas; liberándola de ciertos riesgos por daños y pérdidas que se pudieran ocasionar en su patrimonio.

Los objetivos son los siguientes:

  • Crecer en un 100% sobre primas cobradas en forma sostenida con una composición de cartera del 60% en el ramo de automóvil y H.C.M. (Hospitalización, Cirugía+96 y Maternidad), y el restante, en otros ramos dirigiendo los esfuerzos a la obtención de negocios para dar solidez a la cartera.
  • Diversificar el recurso financiero optimizando el rendimiento de sus inversiones.
  • Automatizar las operaciones de la compañía a través del desarrollo de programas y sistemas de información.
  • Desarrollar y capacitar el recurso humano de la empresa a través de programas de entrenamiento en las áreas técnicas, de producción, administrativas y atención al público en general.
  • Innovar en nuevos productos para mantener un alto grado de competitividad dentro del mercado asegurador, que a su vez, es fuente de nuevos recursos financieros para el desarrollo de la empresa.
  • Expandir y desarrollar las operaciones en las sucursales, mediante la desconcentración de actividades.
  • Optimizar la calidad del servicio mediante la disminución de rechazos en los procesos de emisión de pólizas, indemnización de reclamos y demás procesos administrativos.

Identificación de los Sectores de Públicos con Factor de Incidencia

Sectores de Público con Factor de Poder

El público con factor de poder dentro de la empresa Seguros XCX. es la Junta Directiva de la empresa, la misma está conformada por:

  • Sr. Julián Rios , Presidente
  • Sr. Mauricio Peretti, Vicepresidente Director

DIRECTORES PRINCIPALES

  • Geronimo Puente
  • Sr. Leonardo Triuty

Otro sector de público con factor de poder para la empresa, siendo el mismo público externo, sería la Superintendencia de Seguros la cual registra ante el Ministerio de Hacienda las acciones de los seguros. Otro sector con factor de poder es la Cámara Aseguradora la cual agrupa a las diferentes compañías de seguros a fin de homologar criterios y de igual manera representa a las compañías aseguradoras.

Los Bloques Regionales y las Asociaciones de Productores son de igual manera un público con suficiente poder dentro de la compañía.

Sectores de Público con Factor de Opinión

Los sectores de públicos con factor de opinión están representados por los medios de comunicación, Fedecámaras, la Superintendencia de Seguros, la Cámara Aseguradora, los ejecutivos, los empleados, los productores, los Bloques Regionales, las Asociaciones de Productores, entre otros.

Sectores de Público con Factor de Relación

Seguros XCX. opera con diversos ramos de la región, algunos de ellos son: Accidentes Personales, Aviación, Casco de Vehículos, Dinero, Embarcaciones, Fianza, Fidelidad, Hospitalización, Cirugía y Maternidad, Incendio, Ingeniería, Ocupantes, Patronal, Responsabilidad Civil General, Responsabilidad Civil Vehículos, Riesgos Especiales, Robo, Terremoto, Transporte, Vida: Temporal, Dotal y entera.

Por las relaciones que guerda la empresa con los diversos ramos anteriormente mencionados, la misma debe conservar relación con diversos sectores de la región, Seguros XCX debe estar siempre en contacto y mantener buenas relaciones con las entidades bancarias que existan en el país, de igual manera debe tener buena relación con empresas vinculadas al sector salud, ya que la empresa brinda Hospitalización Cirugía y Maternidad (H.C.M.) .

Por otra parte cabe destacar que por ser una empresa aseguradora debe mantener buenas relaciones con el sector automotriz del país y con el sector comercial por su vinculación con patrimoniales.

Descripción Física de la Empresa

Ubicación, Magnitud y Tamaño

La historia de la edificación de Seguros XCX. data de más de 50 años de haberse construido. En la actualidad esta construcción cambia su aspecto tanto exterior como interior, ejecutado por Construcciones "Altos Venz".

Esta sede ubicada en la calle 10 con un área de terreno de 2.800 metros cuadrados y un área aprovechable de oficinas totalmente equipadas de 1.400 metros cuadrados aproximadamente.

Dentro de su área de servicios merece especial mención su amplio estacionamiento con capacidad para 50 vehículos.

Esta edificación que destaca por una arquitectura de vanguardia y un diseño y equipamiento interior modernos, está respaldada con el reto de brindar un mejor servicio sus clientes.

Es de hacer notar, que Seguros XCX es una empresa que presta sus servicios a nivel nacional.

Dispersión Geográfica

Seguros XCX. cuenta con diversas oficinas esparcidas a nivel nacional, las mismas son:

OFICINAS DE SEGUROS XCYY.

Oficina Principal:

  • Edificio Seguros: Calle 10, Venezuela.

Gerencia Nacional de Operaciones:

  • Av. 9 Caracas. Distrito Federal.

 

GERENCIAS REGIONALES

Seguros XCX. cuenta con diferentes agencias y sucursales en distintas zonas del país, las mismas están ubicadas en:

  • Acarigua
  • Barinas
  • Barquisimeto
  • Cabimas
  • Caripe
  • Ciudad Ojeda
  • Cumaná
  • Guanare
  • Maracay
  • Maturín
  • Porlamar
  • Punto Fijo
  • Puerto Cabello
  • Puerto La Cruz
  • Puerto Ordaz
  • San Antonio del Táchira
  • San Cristobal
  • San Felipe
  • Valencia
  • Valera

Actividades y Planes actuales de la Empresa

Los planes que se realizan actualmente son aquellos que están en función de los productos, de ventas en el área de personas de patrimoniales y en el área de automóvil.

Las programación de actividades para el año 1999 es la siguiente:

  • Revisión mensual de Flujo de Caja
  • Implantación del correo electrónico a nivel nacional
  • Charla sobre la Cultura Corporativa en Caracas.
  • Implantación del Proyecto de desconcentración de Sucursales.
  • Presentación del Plan de Incentivos y entrega de Plan Social
  • Operativo Carnaval
  • Talleres, cursos y plan de adiestramiento para personal de la empresa.
  • Cierre de la Edición de Oleaje
  • Selección de muestra para investigación de mercadeo con fuerza de venta.
  • Jornadas de actualización para administradoras.
  • Ejecución de la Investigación de Mercado Nº1
  • Inicio del proceso de licitación de artículos promocionales (Ma. Barquisimeto y Caracas.)
  • Salida de la revista Oleaje.
  • Sistema de Comunicaciones de voz y datos entre todas las oficinas
  • Operativo de Semana Santa
  • Presentación de resultados de la Investigación Nº 1
  • Corte de cifras de producción para el concurso de viaje a Margarita
  • Reunión y charla con la fuerza de venta: El Arte de Negociar
  • Semana Aniversaria: Misa de Acción de Gracias, Elección de la Reina, Actividades Deportivas Club Comercio
  • Cocktail Refrigerio 11º Aniversario
  • Charla al personal sobre Comunicaciones Telefónicas
  • Cierre 2dqa Edición de Oleaje
  • Salida de Revista Puentes
  • Generación de cifras ganadores del Concurso Viaje a Margarita
  • Reunión con Fuerza de Venta
  • Aplicación Instrumento de Medición del Clima Organizacional
  • Realización del Viaje a Margarita
  • Jornada Anti Stress dirigida al personal de la empresa
  • Plan Vacacional para hijos de empleados
  • Cierre 3ra Edición de Oleaje
  • Entrega de presentación de resultados Clima Organizacional
  • Salida de Revista Puentes
  • Charla a la Fuerza de Venta: Reingeniería de Ventas
  • Procesos de distribución, entre empleados e intermediarios de los artículos promocionales del 2000
  • Cierre de cifras de producción a Septiembre 99 para Concurso Hacia la Nueva Década
  • Charla a GES  sobre “Liderazgo Estratégico, y distribución del Instrumento para selección del “Ejecutivo del Año.”
  • Bajada de Furros
  • Aplicación del Instrumento de Investigación a usuarios de los servicios de la empresa
  • Fecha tope para la entrega del Instrumento y selección del ganador
  • Presentación de resultados del proceso de Investigación Nº3 dirigido a usuarios
  • Patinata Navideña
  • Fiesta de Navidad Intermediarios
  • Fiesta de Navidad de empleados.

Análisis FODA

Problemas o dificultades detectados

Uno de los problemas que afecta de manera significante a la empresa es el incumplimiento de las normas.

De la Empresa en General

En el área de Relaciones Públicas específicamente

Auditoria de Comunicaciones

Auditoria de Medios Internos

Auditoria de Medios Externos

4Estructura Organizativa de la Empresa

Organigrama General

Organigrama Específico del área de Relaciones Públicas

Funciones

  • Desarrollar investigaciones del mercado asegurador orientadas a obtener información sobre clientes, competencia y calidad de servicio.
  • Elaborar un plan estratégico para optimar la calidad del servicio mediante las más modernas técnicas y procedimientos de mercadeo
  • Diseñar y ejecutar programas de actividades destinadas a crear, mantener e influir en las actitudes y conductas de los diversos públicos hacia la organización.
  • Mantener vivo el espíritu de innovación mejorando constantemente los procesos, productos y servicios., y reduciendo los desperdicios de recursos humanos, tiempo y costos.
  • Generar campañas publicitarias utilizando medios masivos y específicos para incrementar la productividad, rentabilidad e imagen de la empresa.
  • Planear, ejecutar, controlar y supervisar las actividades promocionales de publicidad, relaciones públicas e imagen corporativa destinadas al logro de un equilibrio óptimo entre la empresa y sus públicos.
  • Monitorear los puntos de contacto claves con el cliente.
  • Coordinar eventos, giras y visitas ejecutivas nivel nacional, programando el protocolo y ceremonial que deba cumplirse durante las mismas.
  • Ampliar la presencia en los medios de comunicación social estableciendo una estrecha vinculación con los mismos.
  • Lograr la identidad corporativa del público interno.
  • Generar ideas en el campo de la comunicación que permita maximizar el potencial de cooperación e interacción con otras unidades, eliminando las barreras interdepantamentales.
  • Establecer mecanismos que faciliten el flujo de información dentro y fuera de la empresa propiciando comunicaciones eficientes, confiables y oportunas que garanticen la continuidad operativa de los productos.
  • Asesorar a la Gerencia General, Gerencias de Sucursales y Gerencias Operativas en cualquier actividad destinada a desarrollar un clima público favorable.
  • Proyectar nuestro prestigio y buen nombre a nivel nacional.
  • 4.10.- Métodos de Evaluación utilizados por la Empresa

    MARCO INSTRUMENTAL

    Objetivos Generales de Relaciones Públicas

    • Alcanzar la excelencia en servicios y fortalecer la posición competitiva de Seguros XCX en el mercado asegurador a nivel nacional.

    Objetivos Específicos

    Internos

    Externos

    Públicos Claves para la Estrategia de Relaciones Públicas

    Estrategia de Medios

    6.- ESTRATEGIA DE RELACIOENS PÚBLICAS

    Diseño y Programación de Actividades

    En forma Cronológica y Estratégica ( 4 meses, mínimo 5 actividades por mes. )

    PRESUPUESTO

    Por Actividad

    Por Mes

    General o Total

    PROPUESTA DE EVALUACIÓN

    Métodos Informales

    Métodos Formales (Encuestas)

    Para un Público Interno

    Modelo para un Público Externo

    ANEXOS

    Trabajo realizado por: Becky Prado

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      prensa
     

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