Conferencias de Prensa

Las conferencias de prensa son útiles si sirven para difundir noticias, pero no si se arma todo un montaje sin sustancia por razones de "relaciones públicas". Si hay noticias importantes que deban notificarse y muchos reporteros que solicitan noticias, una conferencia de prensa puede ser la mejor manera de divulgar las noticias.

¿QUÉ ES EXACTAMENTE UNA CONFERENCIA DE PRENSA

Una conferencia de prensa es un evento con un propósito claro. Básicamente, usted está convocando una reunión de reporteros para anunciar algo y para presentar a expertos que responderán a las preguntas. Tal vez esté anunciando una donación para financiar las operaciones de rescate, la lista de las necesidades más urgentes del país, el número de muertos y accidentados en el desastre u otras noticias importantes similares.

¿QUIÉN DEBERÁ CONDUCIR LA CONFERENCIA DE PRENSA?

Deberá ser un alto funcionario, como el Representante de la OPS/OMS, el Ministro de Salud o su auxiliar, el Jefe de Defensa Civil, el Director de Operaciones de Urgencia, o quienquiera que tenga amplio conocimiento de una situación particular.

¿CUÁNDO DEBERÁ CONVOCARSE?

Se recomienda convocar una conferencia de prensa temprano por la mañana, según las costumbres locales. Pueden tener lugar en una oficina, una sala especial, o si fuera sobre el terreno, en un tienda de campaña o al aire libre. Deberá convocarse inmediatamente después de que usted se entere de las noticias importantes, sobre todo si son malas noticias. Recuerde la máxima: las malas noticias no mejoran con el tiempo. Si la situación va cambiando constantemente, tal vez sea conveniente convocar conferencias de prensa o dar informaciones a la prensa todos los días o incluso, si la situación lo justifica, cada hora.

¿QUÉ TEMAS CLAVE DEBERÁN RECORDARSE?

Los temas clave de una conferencia de prensa son similares a los de un comunicado de prensa, aunque es necesario tener presente que la noticia se va a difundir por televisión y los funcionarios deberán tener cuidado de aparecer tranquilos, con autoridad y en control de la situación. La conferencia deberá anunciarse con la mayor antelación posible, y deberá suministrarse la mayor cantidad posible de información específica.

¿QUÉ MATERIALES NECESITO PARA UNA CONFERENCIA DE PRENSA?

El material que se va a entregar deberá estar preparado y deberá haber copias suficientes para los reporteros. Deberán indicarse claramente los nombres y los cargos de las personas que hablan durante la conferencia de prensa. El material puede incluir informes de situación, otros informes, grabaciones en video de la situación (este material deberá mostrarse y deberán distribuirse copias) y las declaraciones orales o escritas.

¿QUÉ DEBERÁ INCLUIRSE?

Como en los comunicados de prensa, es necesario aclarar QUIÉN, QUÉ, DÓNDE, CUÁNDO y POR QUÉ:

QUIÉN: ¿Quién está dando las noticias? Si es el Representante de la OPS/OMS, deberá indicarse claramente al inicio de la declaración. Si el anuncio es conjunto con el Ministro de Salud o el Jefe de la Defensa Civil, deberá quedar claramente especificado.

QUÉ: ¿Qué es exactamente lo que se está anunciando? Esto debe quedar muy claro. Si se ha podido predecir la trayectoria de un huracán, por ejemplo, la información deberá ser tan detallada y completa como sea posible.

DÓNDE: ¿Donde ocurrió exactamente el desastre, o se presentará el peligro, o se localiza el problema?

CUÁNDO: ¿Cuándo ocurrió o se prevé que suceda?

POR QUÉ: ¿Por qué razón se emite el comunicado de prensa y por qué participa la entidad que lo emite en la situación de emergencia?

Después de la conferencia de prensa podrán concederse entrevistas individuales. Esto puede servir para ampliar la divulgación de las noticias o ajustarlas a determinadas regiones o medios.

Las grabaciones en video y las fotografías de los preparativos para situaciones de emergencia y de las operaciones de socorro son muy importantes y útiles para documentar las actividades, y para informar a los medios de comunicación y al mundo exterior lo que está sucediendo. Si fuera posible, deberá comunicarse con funcionarios del Programa de Preparativos para Situaciones de Emergencia y Socorro en Casos de Desastre (PED) y de la Oficina de Información Pública (DPI) para que envíen camarógrafos y fotógrafos para cubrir las actividades, o bien contratar a personal profesional. El material será valioso para fines de documentación y capacitación con posterioridad. Otra opción sería adquirir, solicitar en préstamo o copiar el material fílmico de las organizaciones noticiosas que fueron a cubrir la noticia del desastre, pero es mejor tener personal propio e indicarles qué material desea. En este caso también puede consultar con la Oficina de Información Pública, que cuenta con camarógrafos profesionales, y solicitarle asesoramiento e información