En esta etapa del año, comienzan a planearse los distintos eventos de fin de año. Al llegar los meses de Noviembre y Diciembre probablemente asistamos a varios agasajos por semana. Generalmente los mismos son planificados y desarrollados por alguien de la propia empresa, todo suele salir 10 puntos y sin mayores contratiempos. Pero cuando volvemos a casa después del festejo nos preguntamos si a través de ese evento se alcanzaron los objetivos propuestos y si el dinero utilizado estuvo bien invertido, habrá que esperar la conclusión post evento.
¿Los objetivos propuestos? ¿la conclusión post evento? Es simplemente la fiesta de fin de año, de qué me están hablando. La gente vino, comió, bailó y pasó un buen momento, eso fue todo. ¿Eso fue todo?.
Generalmente cuando realizamos una reunión o evento de cualquier índole nos olvidamos de algo fundamental: el establecimiento de objetivos y su posterior medición.
Si bien es claro que nadie hará un informe sobre el cumpleaños de la abuela, hay en el mismo varios objetivos implícitos: agasajar a la homenajeada, reunir a la familia, retomar contacto con familiares que hace mucho que no vemos, etc. Y la medición del mismo también está implícita: cuantos invitados pudieron asistir, si los invitados se fueron contentos, etc.
Pero en las empresas no suele ser tan fácil, aunque los eventos, y más los de fin de año, sean algo tradicional debemos tener siempre presente que el mismo es una herramienta de comunicación y por lo tanto debe ser acorde con el Plan Integral de Comunicación, independientemente de los objetivos particulares que pueda tener. La fijación de ellos (premiar al personal por el trabajo realizado durante el año, fortalecer el compañerismo y las relaciones personales, etc.) no sólo sirve como guía de la planificación del evento en sí; ya que nos ayudarán a definir, el presupuesto, el lugar, el horario, el catering, los asistentes, las actividades si las hay; sino que una vez desarrollada la celebración nos permitirán medir si hemos logrado transmitir el mensaje deseado, si hemos alcanzado los objetivos pautados y si hemos realizado un uso eficiente y eficaz de los recursos empleados.
Todo esto se verá reflejado una vez que realicemos las conclusiones y la memoria del evento, a cual también es una valiosa herramienta de comunicación para proporcionar al personal, para presentar a nuestro jefe y para guardar en el archivo de la empresa.
Por: Verónica Previale
Lic. Relaciones Públicas
