1.- INTRODUCCIÓN
2.- MARCO REFERENCIAL
Origen, Fecha y Evolución de La Empresa.
Seguros XCX., es una organización venezolana que constituye una de
las más prestigiosas empresas aseguradoras del país y cuya misión es, ofrecer
protección y un excelente servicio a todos sus relacionados, de manera que pueda
satisfacer las necesidades del actual mercado asegurador. Ésta, es parte de su
cultura corporativa, ser una empresa dinámica y proactiva que se distingue del
contexto por su excelencia y calidad en el servicio.
Su denominación comercial y domiciliar fue cambiada en el año
1988. Seguros XCX. era anteriormente “La Compañia de Seguros, con un
capital de bolívares 10.000.000 y cuyo domicilio era la ciudad de Caracas. Sus
principales accionistas tuvieron la idea de cambiar su razón social durante el
mes de agosto de 1988.
Propósito y Finalidad.
Seguros XCX. es una empresa dispuesta a prestar servicios
integrales de alta calidad y a satisfacer los más mínimos requerimientos de sus
Asegurados, Productores de Seguros y relacionados, buscando para ello opciones
convenientes y si fuere necesario, hasta diferentes a las ofrecidas por el
tradicional mercado asegurador, sin perder por ello los principios de
honestidad, ética y seriedad indispensables en el desarrollo de cualquier
actividad.
Misión, Visión y Objetivos Generales de la Empresa
La visión de la compañía es una representación del futuro de la empresa;
plantea retos y muestra la esencia de lo que debe llegar a ser la compañía.
Seguros XCX, aspira convertirse en la mejor compañía de seguros a nivel
nacional, teniendo presente el cumplimiento de las expectativas de sus
empleados, intermediarios y asegurados, y el adecuado retorno de la inversión de
sus accionistas.
Seguros XCX., una empresa nacional, tiene como misión ofrecer
protección y seguridad en todos los ramos de seguros a personas naturales y
jurídicas, mediante un equipo humano altamente capacitado, quien con honestidad,
eficiencia y entusiasmo, atiende las necesidades de sus relacionados. Gracias a
su trayectoria y solidez financiera ha logrado confianza y credibilidad en el
mercado asegurador.
Seguros XCX. a través de su principal función de emisión de pólizas
de seguros y de indemnización de siniestros, genera estabilidad económica a sus
clientes, debido a que contribuye a la construcción de esfuerzos y capitaliza la
capacidad productiva de las empresas; liberándola de ciertos riesgos por daños y
pérdidas que se pudieran ocasionar en su patrimonio.
Los objetivos son los siguientes:
1-Crecer en un 100% sobre primas cobradas en forma sostenida con
una composición de cartera del 60% en el ramo de automóvil y H.C.M.
(Hospitalización, Cirugía+96 y Maternidad), y el restante, en otros ramos
dirigiendo los esfuerzos a la obtención de negocios para dar solidez a la
cartera.
2-Diversificar el recurso financiero optimizando el rendimiento de
sus inversiones.
3-Automatizar las operaciones de la compañía a través del
desarrollo de programas y sistemas de información.
4-Desarrollar y capacitar el recurso humano de la empresa a través
de programas de entrenamiento en las áreas técnicas, de producción,
administrativas y atención al público en general.
5-Innovar en nuevos productos para mantener un alto grado de
competitividad dentro del mercado asegurador, que a su vez, es fuente de
nuevos recursos financieros para el desarrollo de la empresa.
6-Expandir y desarrollar las operaciones en las sucursales,
mediante la desconcentración de actividades.
7-Optimizar la calidad del servicio mediante la disminución de
rechazos en los procesos de emisión de pólizas, indemnización de reclamos y
demás procesos administrativos.
Identificación de los Sectores de Públicos con Factor de Incidencia
Sectores de Público con Factor de Poder
El público con factor de poder dentro de la empresa Seguros XCX. es
la Junta Directiva de la empresa, la misma está conformada por:
1-Sr. Julián Mendez , Presidente
2-Sr. Mauricio Alvarez, Vicepresidente Director
DIRECTORES PRINCIPALES
3-Geronimo Lima
4-Sr. Leonardo Perez
Otro sector de público con factor de poder para la empresa, siendo el mismo
público externo, sería la Superintendencia de Seguros la cual registra ante el
Ministerio de Hacienda las acciones de los seguros. Otro sector con factor de
poder es la Cámara Aseguradora la cual agrupa a las diferentes compañías de
seguros a fin de homologar criterios y de igual manera representa a las
compañías aseguradoras.
Los Bloques Regionales y las Asociaciones de Productores son de igual manera
un público con suficiente poder dentro de la compañía.
Sectores de Público con Factor de Opinión
Los sectores de públicos con factor de opinión están representados por los
medios de comunicación, Fedecámaras, la Superintendencia de Seguros, la Cámara
Aseguradora, los ejecutivos, los empleados, los productores, los Bloques
Regionales, las Asociaciones de Productores, entre otros.
Sectores de Público con Factor de Relación
Seguros XCX. opera con diversos ramos de la región, algunos de
ellos son: Accidentes Personales, Aviación, Casco de Vehículos, Dinero,
Embarcaciones, Fianza, Fidelidad, Hospitalización, Cirugía y Maternidad,
Incendio, Ingeniería, Ocupantes, Patronal, Responsabilidad Civil General,
Responsabilidad Civil Vehículos, Riesgos Especiales, Robo, Terremoto,
Transporte, Vida: Temporal, Dotal y entera.
Por las relaciones que guerda la empresa con los diversos ramos anteriormente
mencionados, la misma debe conservar relación con diversos sectores de la
región, Seguros XCX debe estar siempre en contacto y mantener buenas
relaciones con las entidades bancarias que existan en el país, de igual manera
debe tener buena relación con empresas vinculadas al sector salud, ya que la
empresa brinda Hospitalización Cirugía y Maternidad (H.C.M.).
Por otra parte cabe destacar que por ser una empresa aseguradora debe
mantener buenas relaciones con el sector automotriz del país y con el sector
comercial por su vinculación con patrimoniales.
Descripción Física de la Empresa
Ubicación, Magnitud y Tamaño
La historia de la edificación de Seguros XCX. data de más de 50
años de haberse construido. En la actualidad esta construcción cambia su aspecto tanto exterior como
interior, ejecutado por Construcciones "Altos Venz".
Esta sede ubicada en la calle 10 con un área de
terreno de 2.800 metros cuadrados y un área aprovechable de oficinas totalmente
equipadas de 1.400 metros cuadrados aproximadamente.
Dentro de su área de servicios merece especial mención su amplio
estacionamiento con capacidad para 50 vehículos.
Esta edificación que destaca por una arquitectura de vanguardia y un diseño y
equipamiento interior modernos, está respaldada con el reto de brindar un mejor
servicio sus clientes.
Es de hacer notar, que Seguros XCX es una empresa que presta sus
servicios a nivel nacional.
Dispersión Geográfica
Seguros XCX. cuenta con diversas oficinas esparcidas a nivel
nacional, las mismas son:
OFICINAS DE SEGUROS XCYY.
Oficina Principal:
1-Edificio Seguros: Calle 10, Venezuela.
Gerencia Nacional de Operaciones:
2-Av. 9 Caracas. Distrito Federal.
GERENCIAS REGIONALES
Seguros XCX. cuenta con diferentes agencias y sucursales en
distintas zonas del país, las mismas están ubicadas en:
1-Acarigua
2-Barinas
3-Barquisimeto
4-Cabimas
5-Caripe
6-Ciudad Ojeda
7-Cumaná
8-Guanare
9-Maracay
10-Maturín
11-Porlamar
12-Puerto Cabello
14-Puerto La Cruz
16-San Antonio del Táchira
17-San Cristobal
18-San Felipe
19-Valencia
Actividades y Planes actuales de la Empresa
Los planes que se realizan actualmente son aquellos que están en función de
los productos, de ventas en el área de personas de patrimoniales y en el área de
automóvil.
Las programación de actividades para el año 1999 es la siguiente:
1-Revisión mensual de Flujo de Caja
2-Implantación del correo electrónico a nivel nacional
3-Charla sobre la Cultura Corporativa en Caracas.
4-Implantación del Proyecto de desconcentración de Sucursales.
5-Presentación del Plan de Incentivos y entrega de Plan Social
6-Operativo Carnaval
7-Talleres, cursos y plan de adiestramiento para personal de la
empresa.
8-Cierre de la Edición de Oleaje
9-Selección de muestra para investigación de mercadeo con fuerza
de venta.
10-Jornadas de actualización para administradoras.
11-Ejecución de la Investigación de Mercado Nº1
12-Inicio del proceso de licitación de artículos promocionales
(Ma. Barquisimeto y Caracas.)
13-Salida de la revista Oleaje.
14-Sistema de Comunicaciones de voz y datos entre todas las
oficinas
15-Operativo de Semana Santa
16-Presentación de resultados de la Investigación Nº 1
17-Corte de cifras de producción para el concurso de viaje a
Margarita
18-Reunión y charla con la fuerza de venta: El Arte de Negociar
19-Semana Aniversaria: Misa de Acción de Gracias, Elección de la
Reina, Actividades Deportivas Club Comercio
20-Cocktail Refrigerio 11º Aniversario
21-Charla al personal sobre Comunicaciones Telefónicas
22-Cierre 2dqa Edición de Oleaje
23-Salida de Revista Puentes
24-Generación de cifras ganadores del Concurso Viaje a Margarita
25-Reunión con Fuerza de Venta
26-Aplicación Instrumento de Medición del Clima Organizacional
27-Realización del Viaje a Margarita
28-Jornada Anti Stress dirigida al personal de la empresa
29-Plan Vacacional para hijos de empleados
30-Cierre 3ra Edición de Oleaje
31-Entrega de presentación de resultados Clima Organizacional
32-Salida de Revista Puentes
33-Charla a la Fuerza de Venta: Reingeniería de Ventas
34-Procesos de distribución, entre empleados e intermediarios de
los artículos promocionales del 2000
35-Cierre de cifras de producción a Septiembre 99 para Concurso
Hacia la Nueva Década
36-Charla a GES sobre “Liderazgo Estratégico, y distribución del
Instrumento para selección del “Ejecutivo del Año.”
37-Bajada de Furros
38-Aplicación del Instrumento de Investigación a usuarios de los
servicios de la empresa
39-Fecha tope para la entrega del Instrumento y selección del
ganador
40-Presentación de resultados del proceso de Investigación Nº3
dirigido a usuarios
41-Patinata Navideña
42-Fiesta de Navidad Intermediarios
43-Fiesta de Navidad de empleados.
Análisis FODA
Problemas o dificultades detectados
Uno de los problemas que afecta de manera significante a la empresa es el
incumplimiento de las normas.
De la Empresa en General
En el área de Relaciones Públicas específicamente
Auditoria de Comunicaciones
Auditoria de Medios Internos
Auditoria de Medios Externos
4Estructura Organizativa de la Empresa
Organigrama General
Organigrama Específico del área de Relaciones Públicas
Funciones
1-Desarrollar investigaciones del mercado asegurador orientadas a
obtener información sobre clientes, competencia y calidad de servicio.
2-Elaborar un plan estratégico para optimar la calidad del servicio
mediante las más modernas técnicas y procedimientos de mercadeo
3-Diseñar y ejecutar programas de actividades destinadas a crear,
mantener e influir en las actitudes y conductas de los diversos públicos hacia
la organización.
4-Mantener vivo el espíritu de innovación mejorando constantemente
los procesos, productos y servicios., y reduciendo los desperdicios de recursos
humanos, tiempo y costos.
5-Generar campañas publicitarias utilizando medios masivos y
específicos para incrementar la productividad, rentabilidad e imagen de la
empresa.
6-Planear, ejecutar, controlar y supervisar las actividades
promocionales de publicidad, relaciones públicas e imagen corporativa destinadas
al logro de un equilibrio óptimo entre la empresa y sus públicos.
7-Monitorear los puntos de contacto claves con el cliente.
8-Coordinar eventos, giras y visitas ejecutivas nivel nacional,
programando el protocolo y ceremonial que deba cumplirse durante las mismas.
9-Ampliar la presencia en los medios de comunicación social
estableciendo una estrecha vinculación con los mismos.
10-Lograr la identidad corporativa del público interno.
11-Generar ideas en el campo de la comunicación que permita
maximizar el potencial de cooperación e interacción con otras unidades,
eliminando las barreras interdepantamentales.
12-Establecer mecanismos que faciliten el flujo de información
dentro y fuera de la empresa propiciando comunicaciones eficientes, confiables y
oportunas que garanticen la continuidad operativa de los productos.
13-Asesorar a la Gerencia General, Gerencias de Sucursales y
Gerencias Operativas en cualquier actividad destinada a desarrollar un clima
público favorable.
14-Proyectar nuestro prestigio y buen nombre a nivel nacional.
15-4.10.- Métodos de Evaluación utilizados por la EmpresaMARCO INSTRUMENTAL
Objetivos Generales de Relaciones Públicas
1-Alcanzar la excelencia en servicios y fortalecer la posición
competitiva de Seguros XCX en el mercado asegurador a nivel
nacional.
Objetivos Específicos
Internos
Externos
Públicos Claves para la Estrategia de Relaciones Públicas
Estrategia de Medios
6.- ESTRATEGIA DE RELACIOENS PÚBLICAS
Diseño y Programación de Actividades
En forma Cronológica y Estratégica ( 4 meses, mínimo 5 actividades por mes. )
PRESUPUESTO
Por Actividad
Por Mes
General o Total
PROPUESTA DE EVALUACIÓN
Métodos Informales
Métodos Formales (Encuestas)
Para un Público Interno
Modelo para un Público Externo
ANEXOS
Trabajo realizado por:
Por: Becky Prado
