proceso de compra

I. OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO

1. OBJETIVOS GENERALES:

Los objetivos generales de control interno en el sistema de efectivo se describen a continuación:

Autorización Las operaciones se realizan conforme a una autorización general o especifica de la dirección.

Registro Las operaciones se registran de forma precisa para:

a) Permitir la preparación de estados financieros ajustados a los principios de contabilidad aplicables; y

b) Mantener la salvaguarda de los activos.

Acceso a los activos El acceso a los activos sólo está permitido conforme a la autorización de la dirección.

Control de los activos La contabilidad de los activos se compara a intervalos razonables con los activos existentes y se toman las medidas necesarias con respecto a cualquier diferencia que pueda surgir.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Los objetivos específicos de control interno en el Sistema de Compras y Cuentas por Pagar se describen a continuación:

Solicitudes de compra Todas las solicitudes de compra de mercancías y servicios las inician y aprueban personas autorizadas.

Compras Todos los pedidos se basan en solicitu¬des de compra validamente aprobadas y se ejecutan correctamente en cuanto a precio, cantidad, calidad y proveedor.




Recepción Los materiales y servicios recibidos concuerdan con los pedidos originales y se documentan adecuadamente.

Proceso de las facturas Todas las facturas procesadas para su pago corresponden a mercancías y servicios recibidos y son correctas en cuanto a condiciones, cantidades, precios y cálculos, la distribución contable es adecuada y concuerda con la clasificación de cuentas establecida.

Cuentas por Pagar Todas las facturas se registran en forma oportuna y exactamente en cuanto a beneficiario e importe.

Desembolsos Todos los pagos a proveedores se preparan basándose en la documentación aprobada.

Mayor General Todos los asientos en las cuentas de activo, gastos y cuentas por pagar, se acumulan, clasifican y resumen adecuadamente en las cuentas.

II. SEGREGACIÓN DE FUNCIONES

1. Las funciones del sistema de Compras y Cuentas por Pagar serán distribuidas de manera que ningún funcionario o empleado pueda manejar sin la debida supervisión y control todas las fases del mismo.

2. Las funciones relativas a la autorización y ejecución de compras serán asignadas a personas que no participen en las actividades de registro contable.

3. Las funciones claves relacionadas con el sistema de compras y cuentas por pagar serán distribuidas de la siguiente manera:

FUNCIÓN PUESTO

Presupuesto de compras:

1. Elaboración de presupuesto anual de:
i. Compras locales Gerentes de área
ii. Compras al exterior (materias primas
y bienes de capital) Presidencia

2. Consolidación de presupuesto anual Director Financiero


3. Autorización de presupuesto Junta Directiva

4. Control de ejecución presupuestaria Gerente de Área / Gerente Financiero
Junta Directiva
Solicitud de compras:

5. Solicitud de requisición de materiales: Solicitante

6. Aprobación de requisición de materiales:
i. Compras presupuestadas Gerente de Área
ii. Compras no presupuestadas Gerente General

7. Obtención de cotizaciones de precios
i. Materiales y suministros Encargado de Compras
ii. Materias primas Presidencia

8. Autorización de órdenes de compra:
i. Compras presupuestadas Gerente General
ii. Compras no presupuestadas Presidencia
iii. Materias primas Presidencia

9. Ejecución de compras:
i. San José Gerente Financiero
ii. Puntarenas Encargado de Compras
iii. Materias primas Presidencia

Recepción:

10. Recepción de compras y emisión de
recibos de materiales:
i. San Pedro Sula Jefe Adminsitrativo
ii. San Pedro
a. Materiales y suministros Encargado de Almacén
b. Materias primas y productos
terminados para la venta Supte. de Manejo de Materiales

11. Autorización recibos de materiales
i. San Pedro Sula
ii. San Pedro
a. Materiales y suministros Gerente de Área
b. Materias primas y productos
terminados para la venta Gerente de Planta

Registro:
12. Registro de órdenes de compra Encargado de Compras

13. Registro de recibos de materiales:
i. Materias primas y productos
terminados para la venta Supte. Manejo de Materiales
ii. Repuestos y suministros Encargado de Almacén

14. Elaboración de asientos contables Auxiliar contable (Costos)

15. Procesamiento de asientos contables Contador general

16. Autorización de ajustes contables:
i. Hasta $1,000 Gerente Financiero
ii. De $1,000.01 a $5,000 Presidencia
iii. Mayores a $5,000 Junta Directiva

Control
17. Autorización de paquetes y partidas de
compras y cuentas por pagar Gerente Financiero

18. Auditoria de paquetes y partidas de
compras y cuentas por pagar Auditoría Interna / Externa

Custodia:
19. Custodia de talonarios de requisicio-
nes y órdenes de compra Gerente Financiero





III. POLÍTICAS

A. PRESUPUESTOS
1. Los participantes en la elaboración del presupuesto anual, así como la información requerida y las fechas límites de entrega se describen a continuación:
Responsable Información requerida Destinatario Fecha limite
Gerente Comercial Pronóstico de ventas Gerente Financiero 1 de noviembre
Gerente Financiero Pronóstico de producción Gerentes de área 10 de noviembre
Gerentes de área Presupuesto anual de compras y gastos Gerencia General 20 de noviembre
Gerente Financiero Presupuesto consolidado Gerencia General 30 de noviembre
2. La Junta Directiva autorizará el presupuesto consolidado anual de compras y gastos a más tardar el 15 de diciembre de cada año.
3. El Gerente Financiero entregará a los gerentes de área a más tardar el 10º día de cada mes, el “Reporte de Gastos Reales vrs. Presupuesto Aprobado” de sus respectivos departamentos.
4. Los gerentes de área serán responsables de informar y justificar a la Junta Directiva las variaciones mensuales presupuestarias mayores al 5%.
El informe de explicación de variaciones presupuestarias deberá ser entregado a más tardar el día 15 de cada mes.

B. GESTION DE COMPRAS Y ETICA PROFESIONAL
5. Los funcionarios y empleados participantes en el proceso de compras, pagos y recepción de bienes y servicios deberán conducir sus funciones de manera recta y honesta.
Consecuentemente, todas las acciones y decisiones relacionadas con sus funciones, deben ser hechas considerando las políticas y normas de ética profesional establecidas por la Junta Directiva y deben ser ejecutadas con base al deseo de colocar los intereses de la empresa por encima de los intereses personales o de los proveedores.
6. Los funcionarios y empleados relacionados con las funciones de compras y cuentas por pagar, se abstendrán de recibir de los proveedores obsequios de carácter personal (excepto artículos promocionales) y favores que puedan influenciar sus decisiones y afectar su imparcialidad.
Los bienes recibidos fuera de esta política estarán a cargo de la Gerencia General quien dispondrá de los mismos para el uso general de la empresa o beneficio de los trabajadores.
7. Las compras se realizaran exclusivamente a proveedores calificados por la Gerencia General.
8. Para la calificación y selección de los proveedores se tendrá en cuenta lo más conveniente para la empresa en cuanto a calidad y precio, tiempo de entrega, garantías, soporte técnico y facilidades de pago.

C. COMPRAS LOCALES
9. Las compras de bienes y servicios se realizarán con base a una ÓRDEN DE COMPRA autorizada de acuerdo a los niveles establecidos.
10. Las firmas de los funcionarios responsables de autorizar las órdenes de compra serán notificadas por escrito a todos los proveedores de bienes y servicios de la compañía.

El Gerente Financiero será responsable de remitir a los proveedores los registros de firmas y límites autorizados, así como de notificar los cambios o retiros en los mismos.

El retiro de firmas por renuncia o despido de funcionarios deberá realizarse inmediatamente que se produzcan.
11. Las órdenes de compras que no sean de distribución exclusiva de un proveedor (o bajo de contrato de suministro), requerirán de cotizaciones de precios de acuerdo con los siguientes criterios:

Monto Gestión

Compras hasta $100 Cotización telefónica
Compras mayores a $100 Cotización escrita

Las compras se adjudicaran a los proveedores cuyas cotizaciones ofrezcan mejores condiciones de calidad, precios, facilidades de pago y garantías.
12. La ÓRDEN DE COMPRA será emitida exclusivamente a favor de proveedores autorizados.
Queda terminantemente prohibido emitir órdenes de compra a nombre de funcionarios y empleados de la compañía, o empresas relacionadas donde puedan existir conflictos de intereses.
13. Los usurarios o Encargado de Almacén recibirán únicamente las mercaderías descritas en la ÓRDEN DE COMPRA autorizadas que cumplan con las condiciones señaladas en las mismas.
14. Las órdenes de compra no ejecutadas por los proveedores serán anuladas después de 30 días de vencimiento del plazo pactado, lo cual deberá ser comunicado a estos por el Departamento de Compras en forma inmediata a la anulación.

D. COMPRAS AL EXTERIOR
15. Todos los pedidos al exterior serán manejados en folders de retaceos identificados con el número del pedido y año, y contendrán por lo menos la siguiente documentación:
a. REQUISICIÓN DE MATERIALES y ORDEN DE COMPRA.
b. Factura del proveedor y pago de demoras de desembarque.
c. Factura de gastos de transporte, aduanales y de importación.
d. Póliza y documentos legales de importación.
e. RECIBO DE MATERIALES.
f. Contrato de flete marítimo.
g. Reporte de peso del inspector independiente y de barcazas.
h. Memorando “Finiquito de Descargo de Vapor”.
i. Hoja de liquidación de costos.
j. Hoja de reclamo de faltantes y pronto despacho (cuando sea aplicable).
16. Los sobrantes de materias primas y productos terminados para la venta serán documentados con el memorando de “Finiquito de Descargo de Vapor” elaborado por el Superintendente de Manejo de Materiales y serán ingresados en el Sistema de Inventarios en base al certificado emitido por el inspector independiente.
17. Los faltantes de materias primas y productos terminados para la venta se determinaran con base al certificado emitido por el inspector independiente (dichos faltantes se reconocerán tácitamente en el registro de inventarios al emitir el RECIBO DE MATERIALES por la cantidad recibida).
Dichos faltantes deberán ser reclamados al capitán del vapor, mediante una carta de protesto firmada por este y por el Superintendente de Manejo de Materiales y el inspector independiente.
18. Los faltantes que excedan del 1% del pedido (o el monto máximo negociado con el proveedor) serán reclamados a la compañía de seguros cumpliendo con los plazos y condiciones de la póliza.
19. La liquidación de los pedidos se hará a más tardar 8 días después de la recepción final de los bienes, materias primas y productos terminados para la venta.
Los costos y gastos pendientes de facturar por los proveedores serán incluidos en la liquidación al valor del contrato de suministro, los cuales se ajustaran al recibir los respectivos comprobantes.

E. RECEPCIÓN Y DEVOLUCIÓN DE COMPRAS
20. La recepción de las compras de materiales y suministros u otros bienes será documentada con el RECIBO DE MATERIALES prenumerado firmado por el Encargado de Almacén.
21. La recepción de los servicios será documentada mediante firma de los usuarios en las facturas de compra.
22. Las devoluciones de mercaderías a los proveedores por defectos de fabricación, averías y vencimientos serán documentadas con:
a. NOTA DE DEVOLUCIÓN autorizada por el Gerente de Área responsable de la compra y firmada por el Encargado de Almacén y acuse de recibo del proveedor.
b. Nota de crédito del proveedor, la cual deberá ser emitida y recibida dentro de un periodo máximo de 15 días de la devolución de las mercaderías.

F. PROVISIÓN DE COMPRAS
23. Todas las compras se documentarán con facturas o recibos a favor de la compañía que cumplan con los requisitos establecidos en las leyes mercantiles y fiscales.
24. Las facturas de compra antes de ser provisionadas serán revisadas en cuanto a:
- Corrección aritmética

- Cumplimiento de los requisitos de la ley de IVA y Renta.

- Precios y cantidades facturadas de acuerdo a los autorizados en las órdenes de compra.

- REQUISICION DE MATERIALES y ORDEN DE COMPRA

- RECIBO DE MATERIALES de bienes y servicios.
25. Las facturas de compra serán amortizadas con un sello de PROVISIONADO que especifique la fecha de la provisión y las cuentas contables afectadas.
26. Las compras serán registradas al costo de adquisición. El costo incluirá los precios facturados por los proveedores más los gastos incurridos en el traslado de los bienes y servicios hasta la bodega de la compañía.

G. POLÍTICAS CONTABLES
27. La Gerencia Financiera implementará registros de control que permitan verificar la entrega, registro y archivo correlativo de ÓRDEN DE COMPRA y RECIBOS DE MATERIALES.
28. Las compras y cuentas por pagar se registrarán en el paquete contable #302, el cual contendrá los siguientes datos y documentos:
a. Cuadratura de los cargos y abonos procesados.
b. Requisiciones de materiales.
c. Ordenes de compra
d. Copia de las facturas de compra (original adjunto a cheque – voucher)
e. Cotizaciones de precios.
f. Recibo de materiales.
g. Firmas responsables de la elaboración, revisión y autorización de los paquetes contables.
29. Las órdenes de compra al crédito serán provisionadas en la fecha de recepción de los bienes y servicios en subcuentas específicas por proveedor.
30. Las cuentas por pagar en moneda extranjera se registrarán al tipo de cambio vigente a la fecha de contraer la obligación y serán revalorizadas a la tasa vigente al cierre del ejercicio contable.

Las ganancias o pérdidas derivadas de la revalorización y pago de las cuentas por pagar en moneda extranjera se registrarán, según corresponda, en los gastos o productos del período.
31. Los saldos por pagar a proveedores con antigüedad mayor a un año (y por los cuales no existan exigencias documentadas de pago) se liquidarán contra la cuenta de otros ingresos.

H. EXCEPCIONES
32. Las excepciones a las políticas establecidas en este manual requerirán autorización previa de la Junta Directiva.

I. CONTROL INTERNO
33. El contador, auditoria interna y externa serán responsables de obtener a fin de año los estados de cuenta por pagar a los proveedores y conciliar los saldos reportados en dichos estados con los reflejados en los libros contables.
34. El adecuado cumplimiento de las políticas establecidas en este manual será verificado en forma periódica por la Dirección Financiera del Grupo FERT y los auditores internos y externos.


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