En el mundo corporativo se realizan muchos eventos, tanto institucionales y de RRHH (Family Day, jornadas de capacitación o motivación, fiesta de fin de año) como de marketing (lanzamiento de productos y servicios, convenciones de ventas y m

En el área técnica hay muchos aspectos que parecen
sencillos pero no lo son, y que pueden definir si la actividad saldrá
bien, o no.

Es frecuente que el operador llegue con los equipos solicitados al
lugar del evento y encuentre, por ejemplo, que saltan los tapones por
la sobrecarga eléctrica, que el alto de la pantalla no condice con la
altura del techo del salón, o que un Gerente trajo un equipo propio
pero no el cable, por lo que no puede interconectarse a la red. Esto
sucede cuando no hubo una planificación previa de las necesidades
técnicas.
Por eso, es muy importante elegir a un proveedor para los aspectos
técnicos analizando previamente qué servicios debe brindar, y qué
información hay que suministrarle:

- Lo primero que hay que definir es qué servicios y equipos debe
suministrar el proveedor técnico. Para esto es necesario tener una
charla previa con èl, para explicitar qué actividades se realizarán y
cuales son los dispositivos necesarios para cada una.

- También hay que informarle en qué lugar se realizará el evento y
en qué horario. Así el operador podrá visitar previamente el lugar y
determinar si cuenta con la red eléctrica necesaria, el espacio
disponible para instalar los equipos solicitados, donde almacenará
todo el equipamiento necesario hasta el momento de su uso, etc.

- Otro ítem que hay que preguntar es cuál es el protocolo de acción,
es decir, con cuánta anticipación el operador técnico irá al salón
para realizar las instalaciones, si tiene equipos de back-up, cuánto
personal destinará y más. También hay que pedir una lista detallada de
los equipos que se emplearán.

- El proveedor técnico debe enviar a un operador para que maneje los
equipos. La sofisticación de la tecnología actual requiere ser tratada
con mucha pericia y aunque este pueda parecer un costo adicional, no
contratar a un operador es un error que puede terminar generando un
costo mayor y no funcional. Incluso cuando una empresa multinacional
organiza el evento y trae del exterior a un experto en áreas técnicas,
debe haber a su lado un operador local que trabaje para el proveedor
del equipo, que se haga responsable del funcionamiento y buen
mantenimiento.

- Por último, desde la firma hay que solicitar al proveedor del área
técnica que respalde todos los equipos por si algo llegara a fallar.
Es recomendable ir documentando todo lo pedido para que nada quede
librado al azar, y llegado el caso, poder exigirle al proveedor todo
lo que éste prometió.

Como se ve, es fundamental tener una comunicación fluida con el
proveedor del área técnica, para transmitirle los objetivos del
evento, asegurarse que todo funcione correctamente en el momento
indicado.

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